Программный продукт Астрал – Отчет
предназначен для отправки электронной отчетности через интернет. Позволяет реализовывать юридически значимый защищенный электронный документооборот с контролирующими органами:
 
ФНС, ПФР, ФСС, РосСтат, РПН, ФСРАР.
 
Программный продукт Астрал-отчет имеет встроенный модуль документооборота, что позволяет реализовать юридически значимый электронный документооборот между организациями с использованием квалифицированной электронной подписи, выданной аккредитованным удостоверяющим центром ЗАО "Калуга-Астрал"

1C-Отчетность Астрал.ОФД Астрал.Онлайн 1С.ЭТП Астрал.Скрин Астрал-ЭТ 1С.ЭДО Новый Астрал-отчет Астрал.Меркурий Астрал.Маркировка Астрал.Безопасность
22.09.23 Фискальные накопители в реестре ФНС
25.01.23 Астрал Отчет 4.5 Замена сертификата для действующего абонента
2.06.22 Фискальный накопитель на 36 месяцев ФН-1.1М исполнение Ин36-1М
28.01.22 Носитель для получения квалифицированной электронной подписи в УЦ ФНС Рутокен Lite

Правовое регулирование обмена электронными документами

 

Правовые основы обмена электронными документами

В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях.

Это замедляет сам процесс обмена, увеличивает затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, а также прибавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать.

Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами. С правовой точки зрения такая возможность у организаций существует давно.

В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1-ФЗ), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утратил силу с 1 июля 2013 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и установил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на бумажных носителях.

С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Пунктом 2 ст. 93 НК РФ установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика.

Совместным приказом Минфина России и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвержден порядок представления по требованию налогового органа документов в электронном виде.

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять документы в налоговые органы в электронном виде, ФНС России утвердила xml-форматы для следующих документов:

Во исполнение пункта 7 раздела 4 Плана мероприятий ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, предусмотрена разработка иных востребованных форматов первичных учетных документов:

В то же время стороны договора вправе использовать при обмене любые произвольные первичные документы. Однако если такие документы составлены не установленным ФНС России форматам, то они не могут быть представлены в электронном виде по требованию инспекции в соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ. В этом случае документы распечатываются и на бумажном носителе и в виде заверенных проверяемым лицом копий представляются в налоговый орган (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Кроме того, приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ "Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" утвержден формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи, и представленных в виде скан-образов. Возможность представления документов в виде сканированных копий установлена для следующих документов:

На данный момент этот перечень документов является исчерпывающим и налогоплательщик в ответ на требование о представлении документов вправе направить в налоговый орган скан-образы только этих документов (письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@). В то же время в рамках пункта 8 раздела 2 Плана мероприятий инициировано внесение изменений в НК РФ, предусматривающих прямое указание на возможность представления сканированных документов и снятие ограничений на представление налогоплательщиками документов в виде электронных (сканированных) копий (письмо ФНС России от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304).

Со 2 сентября 2010 года действует абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, предоставляющий налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

В соответствии с абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, вступившем в силу с 14.04.2015 (далее - Приказ № 93), утверждены электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур, а также книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг). С 23.05.2012 по 13.04.2015 действовал приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138.

Кроме того, в целях дальнейшего расширения документов, возможных к представлению в xml-формате, и развития линейки универсальных документов ФНС России утвердила:

По 30.06.2017 налогоплательщики могут создавать электронные счета-фактуры как по новым форматам, утв. Приказом № 155 и Приказом № 189, так и по форматам, утв. Приказом № 93. При этом налоговые органы обязаны принимать счета-фактуры по старым форматам (утв. Приказом № 93) по 31.12.2020, если такие счета-фактуры составлены до 01.07.2017.

Согласно положениям абз. 1 п. 9 ст. 169 НК РФ с 01.04.2016 действует Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном форме, утвержденный приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н. До 01.04.2016 порядок обмена счетами-фактурами в электронном виде регулировался приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

 

 

 

Понятие электронного документа

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

Согласно определению, представленному в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

При этом для электронного документа характерны:

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например, скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета-фактуры). Но если документ неформализованный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

 

 

 

Понятие электронной подписи и ее виды

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовыхсделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных имуниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях,установленных другими федеральными законами, регулируются Федеральным законом от06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ).

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другойинформации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такойинформацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пп. 1ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

Именно электронная подпись может сделать электронный документ равнозначным документу набумажном носителе, подписанному собственноручно, т.е. придать ему юридическую силу.

Согласно ст. 5 Закона № 63-ФЗ различают два вида электронной подписи – простая и усиленная. Приэтом усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.

С 30.01.2016 в соответствии с п. 5 ч. 4 ст. 8 Закона № 63-ФЗ (в ред. Федерального закона от30.12.2015 № 445-ФЗ) на Минкомсвязь России возложены полномочия по установлению формата электроннойподписи, обязательного для реализации всеми средствами электронной подписи, по согласованию с ФСБРоссии.

Сертификат ключа проверки ЭП – электронный или бумажный документ, который подтверждаетпринадлежность этой подписи конкретному лицу.

Удостоверяющий центр (УЦ) – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либогосударственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию ивыдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции,предусмотренные Законом № 63-ФЗ. Эта организация должна получить аккредитацию в МинкомсвязиРоссии, которое уполномочено на выдачу в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976.

Напомним, что до 01.07.2013 аналогичные отношения регулировались Федеральным законом от10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

 

 

 

Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе.

Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.
В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:

1) порядок проверки электронной подписи;
2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).

Таким образом, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Для того, чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью имели юридическую силу, необходимо заключать дополнительное соглашение, где прописывать дополнительные условия признания таких документов равнозначными, подписанным собственноручно.

Гражданский кодекс РФ и Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) не уточняют, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в бухгалтерских документах, чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 2 ст. 160 ГК РФ). В то же время согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим федеральным стандартом, который на настоящий момент отсутствует.

Налоговый кодекс РФ, напротив, признает только те электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 7 ст. 23, п.п. 4, 6 ст. 78, п. 2 ст. 79, п. 1 ст. 80, п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176 НК РФ). Исключение составляет только передача налогоплательщиками - физическими лицами документов в электронной форме через личный кабинет, где допускается применение усиленной неквалифицированной электронной подписи, сформированной в соответствии с приказом ФНС России от 20.08.2015 № СА-7-6/364@ (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

 

 

 

Подтверждение расходов и вычетов электронными документами

Документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью (до 1 июля 2013 года - электронно-цифровой подписью) или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон), имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно.

Однако в вопросах принятия электронных документов к налоговому некоторое время отсутствовало четкое нормативное регулирование.

Минфин России подтверждал, что документы в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью (до 1 июля 2013 года - электронной цифровой подписью), принимаются в качестве оправдательных в бухгалтерском и налоговом учете (см. письма от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

При этом достаточно длительный период Минфин России придерживался мнения, что принимать к налоговому учету документы, подписанные неквалифицированной электронной подписью, нельзя. Объяснял он это тем, что согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ) электронный документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Такие случаи, как указывал Минфин России, в НК РФ не определены (см. письма от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24, от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 28.05.12 № 03-03-06/2/67).

Однако впоследствии финансовое ведомство изменило свой подход, справедливо отметив, что в соответствии с положениями ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. И до принятия соответствующего федерального стандарта при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом № 63-ФЗ (письма Минфина России от 02.06.2015 № 03-01-13/31906, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232, от 11.01.2016 № 03-03-06/61, от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Федеральная налоговая служба также соглашалась с тем, что все первичные документы принимаются к учету при наличии подписи соответствующих должностных лиц, указывая, что действующее законодательство не устанавливает ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. Исходя из этого, легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности (см. письмо от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@).

При этом Федеральное налоговое ведомство всегда считало, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные ею, могут подтверждать произведенные расходы (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).

Как отмечено в письме ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@, первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ, может являться основанием для формирования данных налогового учета. При этом условия использования контрагентами электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируется Законом № 63-ФЗ, и эти вопросы к компетенции ФНС России не относятся. Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Также в письме от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 налоговая служба разъяснила, что при наличии юридически действительного соглашения, хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и(или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Правда, при этом она подчеркнула, что для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе сдаче налоговой отчетности) должна применяться квалифицированная электронная подпись.

Таким образом, в отсутствии федеральных стандартов, определяющих порядок подписания электронных первичных учетных документов, и Минфин России, и ФНС России пришли к выводу о правомерности принятия к налоговому учету первичных учетных документов, подписанных любым видом электронной подписи в соответствии с положениями Закона № 63-ФЗ.

 

 

Обмен первичными документами в электронном виде

Действующее законодательство допускает возможность составления первичных учетных документов как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Документы, составленные в электронном виде и подписанные квалифицированной электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (если это предусмотрено соглашением сторон), имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Процесс обмена электронными первичными документами не регламентирован законодательством (за исключением налоговых правоотношений) и возможен напрямую между сторонами гражданско-правовых отношений.

Стороны договора вправе использовать при обмене любые произвольные первичные документы, в том числе и в электронном виде.

В то же время п. 2 ст. 93 НК РФ установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Если такие документы составлены не по установленным ФНС России форматам, то они распечатываются на бумажном носителе и в виде заверенных проверяемым лицом копий представляются в налоговый орган (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190).

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять документы в налоговые органы в электронном форме, ФНС России утвердила xml-форматы для следующих документов:

Кроме того, в целях дальнейшего расширения документов, возможных к представлению в xml-формате, и развития линейки универсальных документов ФНС России утвердила:

 

Источник https://its.1c.ru/db/eldocs#content:13:hdoc. 

 




Оформить заявку на подключение