Как правильно заверить копии запрашиваемых документов
Очень часто приходиться сталкиваться с необходимостью представления заверенных копий запрашиваемых документов в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, для выдачи работникам и так далее.
Контрольные органы, как правило, требуют заверить копии «должным образом» или «в установленном порядке».
Каков же этот "установленный порядок" заверения копий документов?
Чем руководствоваться и как заверить копии документов?
Поиск в информационно-справочных правовых системах и в открытом доступе источников информации в интернете привел меня к поистине реликтовому правовому акту прошлого века, на законодательном уровне регламентирующем порядок заверения копий документов, не утратившим, как оказалась, своей юридической силы и в наши дни.
Речь идет об указе Президиума Верховного совета Союза ССР (в советское время был такой орган государственной власти в нашей стране, полномочия которого формально были аналогичны полномочиям действующего Президента России, только не единоличный, а коллективный, избиравшейся не гражданами, а депутатами) от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», подписанный еще Андроповым.
Порядок заверения копий документов, изложенный в нем, распространяется не только на копии документов, касающихся прав граждан, как вытекает из названия указа, но теперь и на другие документы (по обычаям делового оборота, в понятиях действующего Гражданского кодекса РФ).
Есть и более современный документ - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст.
Специально обращаю внимание, что эти документы друг другу не только не противоречат, но дополняют друг друга.
В соответствии с этими нормативно-правовыми документами организация вправе заверять копии как своих документов, так и подлинники документов, составленных другими организациями, но которые хранятся в организации.
Что же конкретно писать на копии документа?
Должны быть следующие реквизиты:
- заверительная надпись («копия верна» или «верно»);
- должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель организации).
Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу;
- подпись заверившего лица;
- расшифровка подписи (фамилия и инициалы);
- печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть;
- отметка о нахождении подлинного документа в организации;
- дата заверения (выдачи).
ОБРАЗЕЦ ЗАВЕРИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСЕЙ НА КОПИИ ДОКУМЕНТА
ОБРАЗЦЫ ЗАВЕРЕНИЯ КОПИЙ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
(источник образцов - сайт www.diadoc.ru)
Паспорт
СНИЛС
Источник https://vrn-buh.ru/zametki/184.htm