Первичные документы можно заверить электронной подписью
ФНС согласилась с Минфином: пока не принят федеральный стандарт бухучета, электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из тех, которые предусмотрены Законом об электронной подписи.
Хозяйствующие субъекты вправе организовать документооборот с применением электронной подписи, если они заключили соответствующее соглашение.
Документ: Письмо ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 19 мая 2016 г. N СД-4-3/8904
Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение о представлении разъяснений по вопросам применения электронной подписи при формировании первичных документов, служащих подтверждением данных налогового учета, и сообщает следующее.
В соответствии с положениями статьи 252
Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходы, учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно статье 313
Кодекса налоговый учет, на основании которого налогоплательщики исчисляют налоговую базу по прибыли, представляет собой систему обобщения информации на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.
При этом в соответствии со статьей 313
Кодекса данные налогового учета должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (включая справку бухгалтера).
Статьей 9
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, указанные в части 2 статьи 9
Закона 402-ФЗ.
К числу обязательных реквизитов первичного документа Закон
N 402-ФЗ относит подпись (подписи) лиц, совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ, составленный в виде электронного документа, подписывается электронной подписью (часть 5 статьи 9
Закона 402-ФЗ).
Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (пункт 4 части 3 статьи 21
Закона 402-ФЗ).
По мнению Минфина России (письмо
от 05.05.2015 N 07-01-06/25701) до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета, организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом
от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) вид электронной подписи.
В соответствии с частью 1 статьи 6
Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (часть 2 статьи 6
Закона N 63-ФЗ).
Таким образом при организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом
N 63-ФЗ.
При этом электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.
В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей.
Одновременно ФНС России сообщает, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (пункт 6 статьи 169
Кодекса).
Государственный советник
Российской Федерации
3 класса
Д.С.САТИН
19.05.2016